Cette éprouvante année 2020 touche bientôt à sa fin, et comme je l’avais fait l’an dernier, je vais partager avec vous le bilan de ma deuxième année d’activité en tant que graphiste freelance au Japon. Je vais tenter d’être la plus transparente possible.

En effet, j’aime lire les expériences des autres, et pense donc que c’est utile et important de partager les siennes aussi.

Je vais essayer de conserver un peu la même structure que pour mon premier bilan.

 

Maintenir son activité, 2020, un début d’année difficile

Conserver ses clients, en acquérir de nouveaux

L’année dernière, comme je vous le disais, tout s’était plutôt bien goupillé. En effet, j’avais réussi à remplir mon carnet de commande sans trop de difficulté, ni même sans réelle prospection.

J’avais démarré avec 2 clients réguliers avec qui je travaillais déjà en tant que salariée, et en avais rapidement acquis 2 nouveaux. Si bien que tout le reste était du bonus.

Et je me suis un peu endormie sur mes lauriers…

L’accalmie de fin 2019 s’est poursuivie début 2020. Et oui, même les “clients réguliers” n’ont pas toujours du travail à fournir. Et à cela s’est ajoutée la première vague de coronavirus.

Sur mes 4 clients réguliers, 2 n’ont eu que de petits projets sur lesquels me faire travailler et 1 rien du tout. Avec le 4e, j’ai un contrat fixe mensuel, ce qui m’a permis de continuer à être payée. Malgré tout, j’avais bien peur qu’ils mettent fin à ce contrat faute de travail.

 

Réaliser l’importance de continuellement prospecter et faire sa promotion

C’est quelque chose que j’aurais dû faire pendant la première année, même quand le travail tombait régulièrement et sans efforts particuliers.

J’ai fait la même erreur que beaucoup : penser que puisqu’on est occupé tout va bien et que ce sera toujours le cas. Je me suis également cachée derrière l’excuse d’un emploi du temps trop chargé pour pouvoir me consacrer à la promotion de mon activité.

Mais en réalité, ce temps de promotion et de prospection doit être inclus à son planning au même titre que celui passé à travailler pour des clients.

 

Réagir au plus vite

Heureusement, je n’ai pas attendu le milieu de la crise, mais ai pris conscience de mon erreur dès début janvier. J’ai commencé à m’inscrire sur des plateformes, à contacter des agences un peu partout dans le monde, à parler un peu plus de mon travail sur Twitter. Malheureusement, ce travail de prospection ne porte pas toujours ses fruits immédiatement, et on peut vite se décourager. Certaines agences m’ont répondu que mon profil les intéressait. Ce n’est pas pour autant qu’elles ont eu immédiatement du travail à me proposer.

 

Soulagement grâce aux aides financières du gouvernement japonais et emprunt à taux zéro

Hormis le mois de mars, où j’ai fait un très bon chiffre d’affaires, les 6 premiers mois n’ont pas été catastrophiques, mais bien en deçà de ce que je vise, et justes justes pour couvrir mes dépenses professionnelles et personnelles.

Heureusement, au Japon, nous avons eu droit à plusieurs aides financières. Avant cela j’avais déjà réduit mes dépenses au minimum et pioché un petit peu dans mes économies.

 

“Abé money*”

Au mois de mai, une aide spéciale coronavirus d’un montant de 100,000¥ (environ 800€)  non imposables a été versée à l’ensemble de la population.

Ce n’est pas énorme, mais ça a permis à beaucoup de souffler un peu.

(* C’est comme ça que cette aide a été renommée sur les réseaux sociaux, Abé étant le nom du premier ministre japonais au pouvoir au moment de la mise en place de cette aide).

 

Emprunt à taux zéro

La JFC (Japanese Finance Corporation / 日本政策金融公庫) a proposé aux entreprises et auto-entrepreneurs, des emprunts à taux zéro ou presque selon les cas (新型コロナウイルス感染症特別貸付) allant jusqu’à 80 millions de yens (635,000€).

C’est mon copain qui m’a poussée à vraiment profiter de cet emprunt, parce que je ne l’aurais jamais fait de moi-même, effrayée à l’idée de devoir de l’argent et persuadée que c’était le mal.

Je me suis décidée en juillet et n’ai emprunté que 500,000 yens (environ 4000€) remboursables sur 5 ans.

J’ai dû à l’occasion me faire faire un sceau officiel et passer un entretien, mais c’était plus facile que je ne l’imaginais, et j’ai reçu l’argent très rapidement sur mon compte. Je l’ai immédiatement placé sur celui qui me sert de compte épargne. Ça me permet d’être sûre de ne pas y toucher, d’engendrer des (petits) intérêts, et lorsque je l’aurais remboursé, d’augmenter ma crédibilité auprès des banques.

 

L’aide d’1 million de yens aux entreprises

Une aide d’un montant d’1 million de yens (8000€), cette fois-ci réservée aux petites & moyennes entreprises et freelances a ensuite été mise en place : le Jizokuka Kyūfukin 持続化給付金. Il fallait remplir certaines conditions, et la somme perçue est imposable.

J’ai longtemps cru ne pas y avoir droit, et m’étais résignée, mais l’organisme m’a envoyé une lettre m’invitant à rencontrer un conseiller et j’ai enfin reçu cette somme au mois d’août ! Un grand soulagement !

Si finalement avec les meilleurs résultats des 6 derniers mois de l’année j’ai réussi à faire presque le même chiffre d’affaires qu’en 2019, sans l’aide ou l’emprunt, j’aurais très probablement manqué de trésorerie à certains moments.

 

Nouveau mode de vie, savoir gérer son temps

Le temps libre, l’organisation de son emploi du temps

Du temps libre j’ai l’impression d’en avoir beaucoup moins eu cette année. Et cela rejoint un peu le sujet de la promotion et de la prospection, sans doute parce que la première année je pensais que rendre le travail demandé suffisait.

Cette année, j’ai eu du mal à m’octroyer de vrais jours de congés pendant lesquels je décroche complètement et ne pense pas au travail.

Je me suis retrouvée avec des to-do-lists impossibles à terminer, qui se reportaient continuellement tout en s’étoffant comme une grosse boule de neige dévalant une pente. Avec cela, ma culpabilité et cette impression de ne pas en faire assez ou de ne pas être suffisamment bien organisée augmentaient.

Même le soir, même le week-end je pensais aux choses que je devrais faire et ajouter à mon planning, et à tout ce que je n’avais pas encore fait.

Quand je dis que j’étais « mal organisée » c’est-à-dire que je n’ai jamais procrastiné sur le travail (toujours rendu en temps et en heure) mais sur tout le reste : rédaction de mes blogs, veille artistique et technologique, activités et projets parallèles, prospection, promotion, etc…

Bref, j’ai tout de même fini par réaliser que j’employais certainement une mauvaise méthode et que je devais en changer.

Par moment je me disais aussi que c’était normal, que tout le monde devait passer par cette phase, que je n’en étais qu’à ma 2e année et que je réussirais à trouver le bon rythme au fur et à mesure.

Et en lisant les expériences d’autres freelances, je me suis aperçue que ce mouvement constant entre autoflagellation et autocongratulation pour le travail accompli semblait fréquent !

Je vous conseille d’écouter ce podcast, consacré exactement à ce sujet : taches-de-the.fm/episode-13 ou de suivre le compte Twitter associé : twitter.com/TachesDeThe

 

La solution ?

Je me suis créé une board Trello grâce à ce template et je commence à y voir beaucoup plus clair que lorsque je me contentais d’une appli agenda sur mon smartphone. Le fait de pouvoir classer les tâches sous plusieurs catégories, et d’avoir tout sous les yeux, m’aide énormément. J’aime aussi beaucoup la colonne “Ideas Inbox”. C’est typiquement le genre de chose que je ne savais pas où mettre dans mon emploi du temps jusqu’à présent.

Ça  me retire un énorme poids des épaules et je me sens déjà mille fois plus sereine. J’ai l’impression que je vais repartir du bon pied en 2021.

 

Les périodes de “charette”

Cette année j’ai bien connu… Au mois de novembre je me suis retrouvée à travailler 3 semaines d’affilée à fond dont 2 week-ends (samedi, dimanche), de tôt le matin jusqu’en milieu de soirée.

Ça ne paraît pas long comme ça mais pourtant j’en ai rapidement ressenti les effets négatifs : fatigue intense, irritation, maux de tête, douleurs aux yeux, aux épaules et même une sorte de petite déprime.

 

Les expériences négatives, un moyen d’apprendre et de progresser

Les expériences négatives

Je n’ai pas eu d’expériences particulièrement négatives cette année. Mais je m’assure aussi de bien filtrer* à la base les clients avec lesquels je choisis de travailler.

(* vous pouvez lire mon article dédié en partie à ce sujet)

Et je n’ai pas eu de demandes abracadabrantes de type “logo à 50€”.

Ah, j’ai tout de même eu le coup du “travail gratuit pour visibilité” sur Instagram, mais j’ai vu la notification et n’ai même pas pris la peine de répondre.

Il y a aussi une entreprise japonaise qui m’a contactée pour du packaging avec un budget vraiment limite. Et après avoir reçu mon devis, elle m’a fait savoir que plutôt que de payer un acompte, elle préférerait au contraire que je commence la prestation et lui fasse des propositions avant qu’elle ne se décide à travailler avec moi ou non…

 

Les nouveaux problèmes rencontrés

 

Les projets sans date de fin réellement définie

C’est problématique à deux niveaux : la trésorerie et l’organisation.

En effet, bien que l’on encaisse l’acompte, on ne sait jamais quand on recevra le solde (s’il était prévu que le client le règle avant remise des fichiers finaux).

Difficile également de connaître ses disponibilités pour les nouveaux projets sachant qu’il faudra terminer le travail à un moment donné. C’est d’ailleurs ce qui a provoqué ce gros embouteillage dans mon emploi du temps au mois de novembre.

Je n’avais pas été confrontée à ce problème l’année dernière et n’y avais pas réfléchi non plus. Mais je dois faire en sorte de l’éviter l’an prochain. Cependant, c’était des projets qui me tenaient à cœur et sur lesquels je suis malgré tout ravie d’avoir travaillé.

 

Les toutes petites prestations que j’ai une fâcheuse tendance à sous-évaluer

Autant je tombe toujours assez juste sur les gros projets, autant je me plante lamentablement pour les petits.

Et si l’on ajoute le temps passer à faire le devis, la facture, à communiquer avec le client (tout ce qu’on ne facture pas en somme) on se rend vite compte que l’on a travaillé à perte. Pour un travail qu’on a peu de chance de présenter dans son portfolio en outre.

Je pense qu’il faut que je me donne un coup de pied aux fesses pour refuser ce type de travail l’an prochain. Ou bien il faudra les facturer à leur juste valeur mais ça me semble difficile. En effet, je pense que le client a du mal à percevoir la quantité de travail nécessaire.

 

Commande minimale / service après-vente maximal

J’ai été embêtée pour un projet et me suis demandé si c’est moi qui avais mal identifié les besoins du client et aurais dû mieux l’orienter.

J’ai pensé à tort que ce client travaillait avec un autre graphiste d’où sa demande de prestation plutôt réduite. Je n’avais pas compris que ce client comptait se débrouiller seul, alors qu’il connaissait mal les formats d’images, la différence entre bitmap et vectoriel et les logiciels. Il ne pouvait en fait réellement exploiter le travail livré.

Ça a engendré une somme de travail de “service après-vente” conséquente et non prévue dans le devis.

Certains auraient sûrement refusé ou facturé cette partie, mais j’ai paniqué à l’idée que le client reparte déçu de ma prestation. Et comme je le disais plus tôt, je me sentais fautive pensant n’avoir pas suffisamment posé de questions au départ. Mais ce n’est pas un drame, les erreurs permettent de progresser. Je dois simplement éviter que cela se reproduise.

Cette expérience m’a également amenée à douter de plus en plus de la pertinence de vendre des logos seuls. Je songe à ne plus proposer ce type de prestation.

 

Les expériences positives et enrichissantes, les nouveautés

Des projets super cools

Packaging de boîte de chocolats pour la St Valentin

J’en avais parlé lors de mon bilan 2019 car nous avions commencé le travail en fin d’année.

(Voir le projet complet dans mon portfolio)

 

 

Deux projets en design éditorial

J’ai travaillé cette année sur la mise en page du livre du photographe Jordy Meow : “Japon Secret : Les Villages du Japon”. Les illustratrices et illustrateurs Joranne, Martin Faynot et Sophie Dreamy ont également collaboré à ce projet.

Voir le projet complet dans mon portfolio.

 

 

Enfin, je suis actuellement en train de terminer un très beau projet : un livre d’illustrations en rapport avec le Japon. Une centaine d’illustrateurs originaires d’une quarantaine de pays différents ont participé. Mon travail est également beaucoup plus graphique et créatif puisqu’il ne se limite pas à la mise en page. Et une grande dame de la mode a accepté d’écrire la préface !

Mais je ne peux pas encore en dire trop !

 

 

En attendant, vous pouvez commencer à suivre les comptes Instagram et Twitter de ce projet :

twitter.com/shuwashuwabook

www.instagram.com/shuwashuwabook

 

Des expériences nouvelles

Travail avec les USA

J’ai travaillé cette année pour la première fois avec des Américains. Il s’agissait d’une grosse agence située à Los Angeles. Je ne peux cependant guère en dire plus étant liée par un NDA (Non Disclosure Agreement).

J’ai découvert les joies du contrat de 10 pages un peu effrayant et du fameux NDA à signer, du formulaire W-8BEN à remplir, de la copie de passeport à envoyer, du décalage horaire de 17h, et du paiement à +45 jours. Mais dans l’ensemble ça s’est bien passé.

Mon travail consistait principalement à réaliser la mise en forme de textes en japonais et à adapter quelques illustrations. J’ai aussi dû faire du sous-titrage et du montage vidéo simple avec After Effects et Premiere.

On est passé en cours de route à un paiement à l’heure puisque du travail non prévu dans le devis initial s’ajoutait au fur et à mesure.

A propos, voici la repartition de mes clients (en nombre et en part du chiffre d’affaires) suivant leur origine en 2020.

 

Photos de brasseries de saké et portraits de kurabito

L’agence d’Hiroshima avec laquelle je travaille gère le site et la communication pour la promotion des sakés d’Hiroshima au Japon et à l’étranger : sake-hiroshima.com/fr/

A cette occasion, on m’a demandé d’accompagner la rédactrice-intervieweuse dans 11 brasseries de saké pour prendre des photos (portraits et lieux) destinées à illustrer les articles. C’était une belle expérience !

Ils ont aussi fait appel à moi pour des photos du marché de poisson nocturne d’Hiroshima (réservé aux professionnels) en tant que suppléante de leur photographe attitré (et pro). Et je viens de recevoir un appel pour aller shooter un concours de cuisine en mars prochain.

 

 

Plus de photos sur mon Tumblr ou mon compte Instagram : www.instagram.com/judi_design_

 

Le réseau, l’apprentissage et l’inspiration

Je suivais depuis une bonne dizaine d’années le forum Kob-One, mais il a malheureusement été fermé. Cependant, j’ai rejoint un super groupe Facebook : https://www.graphiste-et-independant.com/groupe/. Je trouve ça plus réactif et moins intimidant qu’un forum.
Lire les difficultés rencontrées par les autres est très enrichissant, tout comme leurs réussites sont motivantes. Des experts dans différents domaines (droit d’auteur, etc) apportent aussi des réponses intéressantes.

Je suis aussi depuis quelque temps Tom Hirst sur Twitter. J’ai également lu ses 2 ouvrages :

Pricing Freelance Projects et 10 Steps to Becoming a Better Freelancer (gratuit).

C’est très orienté business, “pognon”, très direct. On n’est guère habitué à cela dans les métiers créatifs en France, mais c’est justement ce qui permet d’apprendre plein de choses.

 

La reconnaissance

Mon travail sur l’identité visuelle du restaurant Kisuke va être publié dans un livre nommé “The Oriental Color” de la maison d’édition hong-kongaise Hightone.

Ce sera le 6e livre dans lequel mon travail est publié ! (voir les 5 autres).

 

Ajout de témoignages clients sur mon site

J’ai ajouté sur ma page de présentation quelques témoignages de clients récoltés cette année.

 

Mieux équipée, bureau plus confortable

My washitsu home office 🖥⛩ in Hiroshima#graphicdesign #WFH #hiroshima #japan pic.twitter.com/G16kVpolzp

— Judith ジュディーDESIGN (@JudiDesignJapan) December 17, 2020

Si je limite mes dépenses personnelles, je suis plus souple au niveau des dépenses professionnelles :

Mon espace de travail est devenu beaucoup plus confortable, car oui , c’est important de travailler dans de bonnes conditions :

• Mobilier : Nouveau bureau et rangements
• Equipement informatique :
  • MacBook Pro 16 pouces 2.3GHz 8 core Intel Core i9 Retina (refurbished). Ça me permettra de travailler en déplacement ou quand je rentre en France.
  • Magic Mouse
  • Magic Keyboard
  • Tablette display Kamvas 13
• Equipement photo / shooting :
  • Objectif Fujifilm 23mm f1.4
  • Un kit d’éclairage softbox
  • Support de fond, et des fonds
• Logiciels et plugins : The Logo Package, Typeface App, Capture One, un logiciel de proofreading, de l’espace de stockage (Dropbox, Cloud), des polices, quelques plugins pour mes 2 sites, …
• Papeterie : Des fournitures courantes, des feutres, tout ce qui me passe par la tête et dont je pourrais avoir besoin. Oui, j’ai un petit faible pour les articles de papeterie. Nous avions tout ce qu’il faut à la maison quand j’étais petite et ça me manquait. Et aussi un tampon encreur avec mon nom commercial
• Formation : Je me suis inscrite à un programme d’accompagnement en positionnement

 

 

 

L’administratif, la compta, la paperasse

Des cotisations bien plus élevées cette année

Bien que mon soft de compta (Freee) me permette de faire des simulations pour l’année suivante, les sommes globales restaient un peu abstraites pour moi.

J’ai donc réalisé seulement une fois les bordereaux de paiement en main que mes taxes municipales avaient augmenté de 50% et mes cotisations santé de 25%.

J’ai aussi dû payer les taxes préfectorales (県税) cette année. Heureusement pas trop élevées.

Je paie la retraite (国民年金) et la santé (国民健康保険) par virements automatiques, les taxes préfectorales en ligne avec Pay Easy, et les taxes municipales (市民税) en ligne avec une carte bancaire.

 

Réduire le montant de ses impôts et cotisations

Augmenter ses dépenses professionnelles

Je viens de parler de mes principales dépenses professionnelles de l’année. Mais il ne faut pas hésiter à ajouter les déplacements, les restos, l’iPhone même si ce n’est pas 100% du professionel… Le principal est de bien conserver les reçus.

 

IDECO

C’est un plan de retraite complémentaire, non imposé et déductible des impôts. C’est très bien expliqué en anglais ici https://www.ideco-koushiki.jp/english/ et je vous conseille vraiment d’y penser si vous travaillez au Japon en tant que freelance et risquez d’y passer votre retraite. La retraite nationale ne vous donnera sinon droit qu’à 80,000¥/mois.

 

Furusato Nōzei

C’est un système permettant d’utiliser une part de ses impôts pour soutenir les régions rurales du Japon. On perd 2000¥ dans l’histoire, mais on reçoit aussi des cadeaux.

J’ai décidé de soutenir la préfecture de Miyagi dans le Tohoku. Et ne vais pas tarder à recevoir 3 bouteilles de saké produit dans cette région.

Explications en anglais : https://tokyocheapo.com/living/furusato-nozei-tax-payments-donations/

 

 

Engager un zeirishi (税理士 comptable fiscaliste)

Il me semble que je m’en suis bien sorti seule jusqu’à présent. Seulement, l’année prochaine je vais devoir commencer à reverser la TVA (消費税 10%) que je collecte. Les tarifs du zeirishi qu’on doit me présenter sont en plus vraiment corrects. C’est peut-être donc le moment de commencer à m’assurer que je fais tout dans les règles.

 

Le bilan de tout ça, les projets, les objectifs, les bonnes résolutions, les nouveaux challenges pour l’année 2021

 

Sur le plan professionnel, 2020 n’a pas été si mauvaise que ça !

Je dirai que ces deux premières années, j’ai réussi à assurer ma stabilité financière. Ce que je vise donc, le prochain défi, c’est l’épanouissement professionnel. C’est passer au niveau supérieur.

En effet, même si je m’en suis sorti financièrement, je pense que je n’ai pas encore suffisamment de projets vraiment canon, de projets dont je suis fière et que j’ai envie d’afficher dans mon portfolio, sur Behance ou sur Instagram.

Je pense donc dans un premier temps retravailler mon positionnement (avec l’accompagnement dont j’ai parlé précédemment).

Dans un 2e temps, je m’occuperai de mon site et de ma communication afin d’attirer les clients me permettant de réaliser les projets de mes rêves. Je vais certainement changer de thème WordPress et repenser l’architecture de mon site. Je vais aussi réécrire les textes afin de les rendre plus catchy et concis. Et enfin, je présenterai mon portfolio différement, avec quelques case studies complèts, et seulement des photos pour les projets moins importants.

 

Concrètement, les choses à améliorer en 2021 sont :

• Mieux m’organiser pour garder du temps consacré à la vieille, à regarder des webinaires ou écouter des podcasts. Bref, continuer à me former et m’inspirer.
• Faire une meilleure utilisation des réseaux sociaux et me pencher un peu sur LinkedIn.
• Écrire plus régulièrement dans mes 2 blogs, celui-ci et celui consacré au Japon : www.jud-hiroshima.com
• Limiter mes prestations, refaire mon site et commander la traduction à des professionnels.

Pour ma 3e année, mon grand challenge sera de viser la qualité des projets et des clients plus que la quantité.

Mes dépenses professionnelles seront donc plus orientées sur les services que sur les produits.

 

Je suis super motivée pour l’année 2021 !!

Je vous souhaite la même chose ! N’hésitez pas à partager vos expériences en commentaire !